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壹
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前言
『機關檔案目錄查詢網』(Navigating Electronic Agencies’Records)，由檔案管理局所建置，提供民眾查詢各機關(含公立大專院校）及受政府機關委託行使公權力之個人或團體所管有之檔案目錄資訊。該網站所有的目錄皆由各機關依檔案法相關法令規定，定期彙送公布，除機密檔案目錄依法不予彙送公布，及已註記銷毀、移轉(交)或無法判定保存年限並自NEAR撤除者外，其餘檔案目錄均可於NEAR網站查詢。由於檔案實體仍存於各機關，申請應用機關檔案，請洽各檔案機關。。
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貳
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目錄查詢方式
該查詢網之目錄可使用『機關瀏覽』查看各機關之檔案目錄，也可使用『目錄收尋』檢索檔案，其收尋方式又可分為『簡易收尋』及『進階收尋二種』:
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一、
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機關瀏覽：
『機關瀏覽』係以樹狀結構呈現各機關之檔案目錄，點選後可依中央機關及地方機關的關係進行展延，方便查各機關所彙送公布檔案目錄。
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二、
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簡易搜尋:
您如果要找尋非特定檔案或對檔案資料特性資料性不瞭解，建議使用簡易搜尋方式，只要於空白收入欄中，輸入想要查詢的字詞，如『內政部 地方自治』，如您使用一個以上的字詞，則必須在第二個字詞中以一個空格隔開，表示查詢目錄內容須同時出現「內政部」及「地方自治」，已縮小您的查詢範圍。
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三、
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進階搜尋
您如想要找尋特定檔案或指定欄位進行較精確查詢，建議您使用進階搜尋方式。進階搜尋可指定查詢詞在特定欄位進行查詢，如案名、案由/內容摘要、發文者/檔案產生機關、來文者、主題、附件名稱或上述所有欄位。此外您可以加上特定機關、特定期間及特定檔號進行限縮查詢，讓你查詢結果更加精確。
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(一)
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進行特定欄位搜尋
您如想要搜尋特定關鍵詞之檔案目錄，只要在『搜尋字詞』之空白欄位中，輸入想要查詢的字詞(如您使用一個以上的字詞，則必須在第二個字詞中以一個空格隔開)，並點選查詢之欄位(可複選)，就可開始進行搜尋。不過您想要排除查詢某些字詞，您可以在「但不包含」之空白欄位，輸入想要排除之相關字詞即可(如您使用一個以上的字詞，則必須在第二個字詞中以一個空格隔開)。
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(二)
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查詢特定機關之檔案目錄
您如想要搜尋特定機關之檔案目錄，請在『機關名稱』輸入完整之機關全銜，例如想要查詢『檔案管理局』，才能找到較完整之資料。若您不確定機關之全銜，可點按『機關搜尋』，例如文化局，系統將提供相關機關全銜清單，請點選想要查詢的機關名稱，系統會自動選擇機關名稱帶入進行查詢
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(三)
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使用偏好
『使用偏好』提供您設定查詢結果之每頁顯示筆數、排序方式及其他功能，只要於特定選項小方框中打勾，點按『偏好設定完成』，即可一次針對「簡易搜尋」及「進階搜尋」完成使用偏好設定。
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(四)
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縮小查詢結果
您若搜尋出的查詢結果筆數過多，可利用畫面最下方之限縮搜尋結果功能，輸入另一個關鍵字，在點按「搜尋」，即可縮減您的查詢結果。
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參
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目錄查詢果顯示
簡易搜尋和進階搜尋方式所產生搜尋結果，均會先顯示案卷層級的簡要條件內容，包含檔案所在機關、檔案名稱、及內容簡介；另外，您還可以點選『顯示所有符合條件之目錄資料』查看案卷或案件之詳細內容。
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肆
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申請檔案
目錄查詢過程中，您可以隨時將感興趣之檔案目錄，利用『加到我的檔案夾』功能暫存於系統，以方便後續透過系統直接產生申請書後，向檔案管有機關申請檔案，不過在使用上敘功能前，您需到『顧客中心』選項下申辦帳號。
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伍
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結語
NEAR提供整合機關檔案目錄資訊及便捷檔案目錄查詢服務，民眾可不接受時空限制，隨時透過此單窗口，快速查詢各機關檔案目錄，已申請應用檔案，達到政府資訊公開、促進檔案開放應用及發揮檔案功能之目標。有關於NEAR更詳細之使用說明，請您參閱該查詢網『使用說明』及『常見問題』，或電洽檔案管理局應用服務組，電話(02)2513-1924。
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