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法務部矯正署嘉義看守所:回首頁

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檔案應用查詢

  • 發布日期:
  • 最後更新日期:109-06-12
  • 資料點閱次數:3741

前言
『機關檔案目錄查詢網』(Navigating Electronic Agencies’Records),由檔案管理局所建置,提供民眾查詢各機關(含公立大專院校)及受政府機關委託行使公權力之個人或團體所管有之檔案目錄資訊。該網站所有的目錄皆由各機關依檔案法相關法令規定,定期彙送公布,除機密檔案目錄依法不予彙送公布,及已註記銷毀、移轉(交)或無法判定保存年限並自NEAR撤除者外,其餘檔案目錄均可於NEAR網站查詢。由於檔案實體仍存於各機關,申請應用機關檔案,請洽各檔案機關。

目錄查詢方式
該查詢網之目錄可使用『機關瀏覽』查看各機關之檔案目錄,也可使用『目錄收尋』檢索檔案,其收尋方式又可分為『簡易收尋』及『進階收尋二種』:

 

一、

機關瀏覽:
『機關瀏覽』係以樹狀結構呈現各機關之檔案目錄,點選後可依中央機關及地方機關的關係進行展延,方便查各機關所彙送公布檔案目錄。
機關瀏覽畫面

 

二、

簡易搜尋:
您如果要找尋非特定檔案或對檔案資料特性資料性不瞭解,建議使用簡易搜尋方式,只要於空白收入欄中,輸入想要查詢的字詞,如『內政部 地方自治』,如您使用一個以上的字詞,則必須在第二個字詞中以一個空格隔開,表示查詢目錄內容須同時出現「內政部」及「地方自治」,已縮小您的查詢範圍。
簡易查詢 

 

三、

進階搜尋
您如想要找尋特定檔案或指定欄位進行較精確查詢,建議您使用進階搜尋方式。進階搜尋可指定查詢詞在特定欄位進行查詢,如案名、案由/內容摘要、發文者/檔案產生機關、來文者、主題、附件名稱或上述所有欄位。此外您可以加上特定機關、特定期間及特定檔號進行限縮查詢,讓你查詢結果更加精確。 
進階搜尋畫面 

   

(一)

進行特定欄位搜尋
您如想要搜尋特定關鍵詞之檔案目錄,只要在『搜尋字詞』之空白欄位中,輸入想要查詢的字詞(如您使用一個以上的字詞,則必須在第二個字詞中以一個空格隔開),並點選查詢之欄位(可複選),就可開始進行搜尋。不過您想要排除查詢某些字詞,您可以在「但不包含」之空白欄位,輸入想要排除之相關字詞即可(如您使用一個以上的字詞,則必須在第二個字詞中以一個空格隔開)。

(二)

查詢特定機關之檔案目錄
您如想要搜尋特定機關之檔案目錄,請在『機關名稱』輸入完整之機關全銜,例如想要查詢『檔案管理局』,才能找到較完整之資料。若您不確定機關之全銜,可點按『機關搜尋』,例如文化局,系統將提供相關機關全銜清單,請點選想要查詢的機關名稱,系統會自動選擇機關名稱帶入進行查詢。
機關搜尋操作


箭頭一

機關搜尋操作


箭頭一


機關搜尋操作


機關搜尋結果

(三)

使用偏好
『使用偏好』提供您設定查詢結果之每頁顯示筆數、排序方式及其他功能,只要於特定選項小方框中打勾,點按『偏好設定完成』,即可一次針對「簡易搜尋」及「進階搜尋」完成使用偏好設定。
目錄搜尋中使用偏好畫面

(四)

縮小查詢結果
您若搜尋出的查詢結果筆數過多,可利用畫面最下方之限縮搜尋結果功能,輸入另一個關鍵字,在點按「搜尋」,即可縮減您的查詢結果。
縮小查詢結果目錄筆數

目錄查詢果顯示
簡易搜尋和進階搜尋方式所產生搜尋結果,均會先顯示案卷層級的簡要條件內容,包含檔案所在機關、檔案名稱、及內容簡介;另外,您還可以點選『顯示所有符合條件之目錄資料』查看案卷或案件之詳細內容。
搜尋結果之案卷層及簡要條例內容


案件層級之詳細資料畫面

申請檔案
目錄查詢過程中,您可以隨時將感興趣之檔案目錄,利用『加到我的檔案夾』功能暫存於系統,以方便後續透過系統直接產生申請書後,向檔案管有機關申請檔案,不過在使用上敘功能前,您需到『顧客中心』選項下申辦帳號。
申請帳號畫面

 

系統產出之檔案應用申請書

 

結語
NEAR提供整合機關檔案目錄資訊及便捷檔案目錄查詢服務,民眾可不接受時空限制,隨時透過此單窗口,快速查詢各機關檔案目錄,已申請應用檔案,達到政府資訊公開、促進檔案開放應用及發揮檔案功能之目標。有關於NEAR更詳細之使用說明,請您參閱該查詢網『使用說明』及『常見問題』,或電洽檔案管理局應用服務組,電話(02)2513-1924。

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